Datenschutz- und KI-Einwilligungserklärung

Verantwortlicher

HuuPa GmbH

Anschrift

Hoymer Ring 25, 06366 Köthen

Geschäftsführer

Andreas Hundt

Handelsregister

Amtsgericht Stendal, HRB-Nr. 32749

Datenschutzbeauftragter

Andreas Hundt, a.hundt@hundtundpartner.de, +49 177 4645237

E-Mail

office@hundtundpartner.de

Diese Datenschutz- und KI-Einwilligungserklärung informiert Sie umfassend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die HuuPa GmbH (nachfolgend „wir" oder „Verantwortlicher"). Sie regelt insbesondere den Einsatz von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI) im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit.

Diese Erklärung gilt für alle Geschäftsbeziehungen mit Privatkunden (B2C) und Geschäftskunden (B2B) der HuuPa GmbH und wird als Bestandteil unserer vertraglichen Vereinbarungen zur Unterschrift vorgelegt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt stets auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Insbesondere kommen folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte überwiegen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) oder einer sonstigen gesetzlichen Erlaubnis.

3.1 Allgemeine Beschreibung der KI-Nutzung

Die HuuPa GmbH setzt im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit verschiedene KI-gestützte Systeme ein, um Dienstleistungen zu erbringen, Prozesse zu optimieren und die Qualität unserer Angebote zu verbessern. Gemäß Art. 50 Abs. 1 der EU-KI-Verordnung informieren wir Sie hiermit transparent über den Einsatz dieser Systeme.

3.1.1 KI-Assistenten und Chatbots

Wir nutzen textbasierte KI-Assistenten (z.B. Sprachmodelle wie GPT, Claude oder vergleichbare Systeme) zur Unterstützung bei der Kommunikation, Texterstellung, Kundenbetreuung und internen Prozessoptimierung.

• Zweck: Beantwortung von Kundenanfragen, Texterstellung, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Analyse von Texten.
• Verarbeitete Daten: Anfragetexte, ggf. Namen, E-Mail-Adressen, Vertragsdaten – sofern zur Bearbeitung erforderlich.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO.

3.1.2 Bild- und Videogenerierung

Wir nutzen KI-basierte Systeme zur Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Bild- und Videoinhalten für Marketing, Kommunikation und Produktpräsentationen.

• Zweck: Erstellung von Marketingmaterialien, Produktvisualisierungen, Social-Media-Inhalten.
• Verarbeitete Daten: Eingabedaten wie Textbeschreibungen, ggf. Referenzbilder – grundsätzlich keine personenbezogenen Daten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden, holen wir vorab Ihre gesonderte Einwilligung ein.

3.1.3 Automatisierte Datenanalyse

Wir setzen KI-gestützte Analysewerkzeuge ein, um geschäftliche Daten auszuwerten, Muster zu erkennen und Entscheidungsprozesse zu unterstützen.

• Zweck: Marktanalysen, Kundensegmentierung, Qualitätssicherung, Prozessoptimierung, Erstellung von Prognosen und Berichten.
• Verarbeitete Daten: Transaktionsdaten, Nutzungsdaten, aggregierte Kundendaten – soweit möglich in anonymisierter oder pseudonymisierter Form.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

3.2 KI-Anbieter und Auftragsverarbeitung

Mit jedem KI-Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gem. Art. 28 DSGVO geschlossen, der insbesondere Folgendes regelt:

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung der HuuPa GmbH.
• Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten werden gewährleistet.
• Subunternehmer dürfen nur mit vorheriger Zustimmung eingesetzt werden.
• Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung werden die Daten gelöscht oder zurückgegeben.
• Es besteht ein Recht zur Prüfung und Kontrolle durch den Verantwortlichen.

3.3 Drittlandtransfer

Einige der von uns eingesetzten KI-Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen:

• Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO (z.B. EU-U.S. Data Privacy Framework)
• Standardvertragsklauseln (SVK/SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Ergänzende Schutzmaßnahmen: Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Zugriffsbeschränkungen
• Transfer Impact Assessment (TIA): Vor jeder Drittlandübermittlung

Deaktivierung von Trainingsfunktionen: Sofern KI-Anbieter anbieten, die eingegebenen Daten nicht für das Training ihrer Modelle zu verwenden, wird diese Option von uns aktiviert.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten beachten wir strikt die Grundsätze des Art. 5 DSGVO:

• Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben, Transparenz: Wir verarbeiten Daten nur auf gesetzlicher Grundlage und informieren Sie umfassend.
• Zweckbindung: Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben.
• Datenminimierung: Wir erheben nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten. Vor der Eingabe in KI-Systeme werden Daten nach Möglichkeit anonymisiert oder pseudonymisiert.
• Richtigkeit: Wir stellen sicher, dass die verarbeiteten Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind.
• Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
• Integrität und Vertraulichkeit: Durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleisten wir den Schutz vor unbefugter Verarbeitung.

Gemäß Art. 32 DSGVO haben wir folgende Maßnahmen implementiert:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL) und ruhender Daten (AES-256 oder vergleichbar)
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Mitarbeiter erhalten Zugang zu KI-Systemen mit personenbezogenen Daten
• Protokollierung aller KI-Tool-Einsätze mit Zeitstempel, Nutzer und Verarbeitungszweck
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Mitarbeiterschulungen zur DSGVO-konformen Nutzung von KI-Systemen (gem. Art. 4 KI-VO)
• Interne KI-Nutzungsrichtlinien
• Pseudonymisierung und Anonymisierung personenbezogener Daten vor der Eingabe in KI-Systeme

Gemäß Art. 35 DSGVO führen wir für KI-Systeme, bei denen ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen besteht, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch. Die Ergebnisse werden dokumentiert und bei Bedarf der zuständigen Aufsichtsbehörde vorgelegt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: office@hundtundpartner.de oder postalisch an die oben genannte Adresse.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Es gelten insbesondere:

• Handelsrechtlich (§ 257 HGB): 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse etc.
• Steuerrechtlich (§ 147 AO): 10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe.
• KI-Systeme: Eingaben werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

Gemäß Art. 30 DSGVO führen wir ein vollständiges Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, das auch den Einsatz von KI-Systemen umfasst.

Gemäß Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689:

• Kennzeichnungspflicht: Inhalte, die mithilfe von KI erstellt oder wesentlich verändert wurden, werden als solche gekennzeichnet.
• KI-Interaktion: Wenn Sie mit einem KI-System interagieren, werden Sie darüber informiert.
• Risikoklassifizierung: Die eingesetzten KI-Systeme fallen in die Kategorie „begrenztes Risiko" (Transparenzpflicht) bzw. „minimales Risiko". Hochrisiko-KI-Systeme werden derzeit nicht eingesetzt.
• KI-Kompetenz: Unsere Mitarbeiter werden gem. Art. 4 KI-VO regelmäßig geschult.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutz- und KI-Einwilligungserklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets auf unserer Webseite einsehbar.

Die folgende Belehrung gilt für Verträge, die über unsere Website online abgeschlossen werden (insbesondere die Beratungsvereinbarung), sofern Sie als Verbraucher handeln.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (HuuPa GmbH, Hoymer Ring 25, 06366 Köthen, E-Mail: office@hundtundpartner.de) mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Beratungsleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Muster-Widerrufsformular

(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück — oder nutzen Sie die einfachere Online-Widerrufsfunktion.)

HuuPa GmbH · Hoymer Ring 25 · 06366 Köthen
E-Mail: office@hundtundpartner.de

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